Dansk Håndbold Forbund har med udgangspunkt i et uhyre dynamisk og konstant foranderligt mediebillede nedfældet en ny og tidsvarende kommunikationsstrategi.
Afsnit A: Baggrund for DHF’s kommunikationsstrategi
Indledning:
Dansk Håndbold Forbunds udgav i 2007 en kommunikationsstrategi, der på mange væsentlige punkter fik beskrevet, hvordan vi som forbund bedst muligt udnytter de for os til enhver tid tilgængelige kanaler og platforme til i et dynamisk og mangfoldigt mediebillede at synliggøre DHF’s arbejde ud fra det værdisæt, forbundet bekender sig til og som ansatte og politikere bør arbejde ud fra.
Målgruppen for denne synliggørelse er den bredest tænkelige.
Internt omfatter den de ansatte i DHF, forbundets foreninger, distriktsforbund og kredse samt DHF’s politikere. Semi-internt retter DHF’s kommunikation sig mod en lang række stakeholders og samarbejdspartnere som eksempelvis EHF, IHF, Divisions Foreningen Håndbold, Håndbold Spiller Foreningen, Danmarks Idræts-Forbund, Team Danmark, forbundets kommercielle sponsorer og partnere samt aktører i det generelle politiske liv, og eksternt har Dansk Håndbold Forbund en væsentlig opgave i forhold til via medierne at kommunikere målrettet og åbent med en så stor del af Danmarks befolkning, som det er muligt.
I erkendelse af denne mangfoldighed af opgaver har Dansk Håndbold Forbund medio 2011 etableret en "Kommunikations- og Presseafdeling" – og det er her, forbundets kommunikationsstrategi er blevet revurderet. Både ud fra en nydefineret filosofi og med baggrund i den rivende udvikling, det samlede mediebillede har gennemgået de seneste år.
At såvel antallet af kommunikative platforme som disses muligheder er eksploderet siden 2007 kommer næppe bag på ret mange, så på visse punkter forekommer vores nuværende kommunikationsstrategi uendeligt forældet – selv om den altså kun har fire år på bagen.
Som en førende dansk kommunikationsekspert har formuleret det, "Problemet med de mange nye kommunikationsmuligheder er, at man som kommunikationsansvarlig skal bruge en mængde ressourcer på at udnytte disses potentiale - uden at kunne hente ressourcer fra det arbejde med de kommunikationsformer, man har praktiseret hidtil. Disse platforme er nemlig stadig en væsentlig del af det samlede mediebillede, og de kræver lige så stor opmærksomhed, som de altid har gjort."
Mediemæssigt opererer man med en tredeling: "Old media" – "Old media online" – "Social media" – og i Dansk Håndbold Forbund er vi naturligvis også underlagt denne kommunikative opdeling. Både når vi skal forstå og forholde os til vores omverden og – ikke mindst – når vi selv skal afsende budskaber.
Det er dog som nævnt ikke kun i forhold til medieforståelsen, nærværende kommunikationsstrategi adskiller sig fra sin forgænger. I DHF’s "Kommunikations- og Presseafdeling" har vi valgt at tage to let forståelige indbyrdes kompletterende slagord til os for at definere DHF’s kommunikationsarbejde:
· "Altid på vej – aldrig ved målet"
og
· "Strategi er ikke noget, vi har. Det er noget, vi gør."
Begge disse slagord udtrykker efter vores opfattelse dynamik og omstillingsparathed, og ved at gøre dem til vores ønsker vi primært at gøre op med to mulige misforståelser i forhold til eksistensen af en kommunikationsstrategi.
Dels er det efter vores begreber ikke muligt – som anført i den hidtidige kommunikationsstrategi - at nå til opfyldelsen af deciderede mål ved hjælp af en række kommunikative indgreb. Dertil flytter målsætninger og arbejdsmæssige og udefra kommende konditioner sig ganske enkelt for hurtigt.
Og dels skal en kommunikationsstrategi ikke opfattes som en "Grønspættebog", hvori man ved et enkelt og hurtigt opslag kan sikre sig at få serveret den til enhver tid optimale løsning på et givet problem.
Konduite og almindelig sund fornuft er som oftest den hurtigste vej til en brugbar og succesfuld problemløsning. Forudsat naturligvis at der handles ud fra et fælles værdikodeks.
Som en sidste indledende bemærkning, skal det understreges, at vi efter vores opfattelse bør skelne skarpt imellem begreberne "information" og "kommunikation". En skelnen, der ikke tidligere har været beskrevet i forbindelse med DHF’s tilgang til at aflevere budskaber på – eksternt såvel som internt. Tværtimod har man hidtil anvendt disse to begreber nærmest i flæng.
Ordet "kommunikation" stammer fra det latinske "communicare", der betyder "at udrette noget i fællesskab" og i modsætning til "information", der også er latin - "informare", som betyder "at overbringe en besked" åbner "kommunikation" op for dialog og gensidighed – en kontaktform, der er langt at foretrække set i lyset af Dansk Håndbold Forbunds officielle værdier.
1. Dansk Håndbold Forbunds værdier – og mer-værdier
Værdigrundlaget for Dansk Håndbold Forbud er fastsat til at hvile på disse fire begreber:
- Fællesskab
- Troværdighed
- Udvikling
- Begejstring
Det er målet, at blandt andet DHF’s kommunikation skal afspejle disse fire grundelementer og i definitionen af begrebet "Troværdighed" hedder det:
"Vi tager ansvar for, at kommunikation og dialog er baseret på gensidig tillid og troværdighed. Vi åbner et hvert samarbejde med forventningen om troværdighed fra alle parter"
I forhold til Dansk Håndbold Forbunds kommunikation – navnlig den eksterne del – vil det endvidere være hensigtsmæssigt med fire mer-værdier, så forbundets essentielle værdier understøttes og mulige mistolkninger minimeres.
· Konduite
· Konsensus
· Loyalitet
· Diskretion
Begrebet konduite er allerede berørt. Konsensus afspejler den accept af fællesskabets afgørelser, der også bør være fremherskende i enkeltsager, hvor andres holdning er gået den enkelte imod - og selv om loyaliteten burde være en selvfølge, er den ikke altid givet blandt alle de, der må defineres som værende underlagt Dansk Håndbold Forbunds etiske værdier.
Endelig må diskretion også være et bærende element i forhold til kommunikationen i Dansk Håndbold Forbund. Det være sig diskret adfærd i forhold til såvel medier som omgivelser i almindelighed. Navnlig naturligvis i situationer, hvor man er i besiddelse af en viden, der kan misbruges eller en viden, det vil være uhensigtsmæssigt at flere får del i. Eksempelvis i et givent verserende sagsforløb.
2. Hvem er DHF? – en definition
Ifølge en række internt indgåede aftaler er disse grupper ufravigeligt en del af Dansk Håndbold Forbund – og den enkelte er derigennem forpligtet til at følge de forskrifter, der er gældende i den sammenhæng:
· Dansk Håndbold Forbunds administrative personale
· Dansk Håndbold Forbunds sportsligt ansatte personale
· Dansk Håndbold Forbunds politikere
Mens førstnævnte gruppe er underlagt Dansk Håndbold Forbunds Personalehåndbog og sidstnævnte på sportsligt ansatte personale, såsom forbundstrænere, talenttrænere, holdledere og løst ansatte i sundhedssektorerne at efterleve individuelt indgåede kontrakter.
Denne gruppe bør naturligvis også indgå i en sammenhæng, hvor Dansk Håndbold Forbunds værdier og mer-værdier er gældende.
Det samme er tilfældet for spillere, der repræsenterer Dansk Håndbold Forbund samt for de både lønnede og frivillige, der tilknyttes forbundets arbejde eksempelvis ved afvikling af landskampsarrangementer og internationale slutrunder.
3. Kommunikations- og Presseafdelingens placering i DHF
Kommunikations- og Presseafdelingen skal servicere såvel Dansk Håndbold Forbunds øvrige administrative personale som forbundets politikere og dets sportsligt ansatte.
I forhold til den administrative del, har DHF pr. 1. september 2011 omorganiseret sig, så forbundet nu ud over Kommunikations- og Presseafdelingen består af:
· Direktion
· Turneringsafdeling
· Udviklingsafdeling
· Økonomiafdeling
· Kommerciel afdeling
Alle disse afdelinger har i større eller mindre udstrækning behov for kommunikativ assistance og af nærværende dokuments såkaldte "Værktøjskasse" (Afsnit C) fremgår det, hvilken medarbejder i Kommunikations- og Presseafdelingen, der er allokeret til at løse tilbagevendende opgaver for de enkelte afdelinger.
I forhold til projektopgaver stiller Kommunikations- og Presseafdelingen til enhver tid en medarbejder til rådighed til at indgå i projektarbejdet. Det være sig i samarbejde med projektlederen og projektgruppen i øvrigt at sørge for udarbejdelse af projektmaterialet, at definere målgruppen, at lægge og overholde kommunikationsstrategi og at eksekvere kommunikationen ved at sørge for rettidig distribution til relevante medier.
Endvidere er den kommunikative medarbejder i et givent projekt ansvarlig for at orientere resten af de mulige interessenter i DHF’s regi – eksempelvis politikere og administrativ ledelse – om status på projektet og eventuel redefinering af projektets forløb.
En givent projekt vil dog til enhver tid være forankret hos den udpegede projektleder, og den af Kommunikations- og Presseafdelingen allokerede medarbejder bærer derfor udelukkende det kommunikative ansvar for opgaven.
Kravet til den enkelte projektleder er derfor blandt andet at orientere den kommunikative medarbejder, han/hun samarbejder med, hvis der skulle forekomme ændringer i projektforløbet – indholdsmæssigt såvel som i forhold til deadlines og lignende.
Fra Kommunikations- og Presseafdelingens side forventes desuden, at en projektleder, når han/hun henvender sig med et givent projekt, dels er maksimalt forberedt og dels anlægger en holistisk vinkel på arbejdet. Med hensyn til optimering af forberedelsesfasen vil det betyde, at samarbejdet effektiviseres, så man undgår ressourcespild og anlæggelse af en helhedsbetragtning skulle gerne medføre en rimelig perspektivering af de ressourcer, der anvendes på et givent projekt set i forhold til det samlede kommunikative arbejde i Dansk Håndbold Forbund
Udgangspunktet er entydigt, at Kommunikations- og Presseafdelingen skal løse samtlige kommunikative opgaver i Dansk Håndbold Forbunds regi – og by-passing af afdelingen i forbindelse med udarbejdelse af projekter må naturligvis ikke forekomme.
Rekvirering af ekstern hjælp kan derfor udelukkende finde sted, hvis Kommunikations- og Presseafdelingen af den ene eller anden årsag ikke ser sig i stand til at løfte en given opgave.
Alle ovenstående forhold er naturligvis også gældende for Dansk Håndbold Forbunds politikere samt for forbundets sportsligt ansatte.
Afsnit B: Ekstern og intern kommunikation i DHF
1. Ekstern kommunikation – DHF’s målgrupper og platforme
Som nævnt indledningsvis retter DHF’s kommunikation sig mod en lang række eksterne målgrupper som eksempelvis EHF, IHF, Divisions Foreningen Håndbold, Håndbold Spiller Foreningen, Danmarks Idræts-Forbund, Team Danmark, forbundets kommercielle sponsorer og partnere samt aktører i det generelle politiske liv. Eksternt har Dansk Håndbold Forbund naturligvis også som tidligere beskrevet en væsentlig opgave i forhold til via medierne at kommunikere målrettet og åbent med en så stor del af Danmarks befolkning, som det er muligt.
Den overordnede vision for Dansk Håndbold Forbund som beskrevet i den hidtidige kommunikationsstrategi er to-delt:
· DHF vil skabe de bedste vilkår i verden for udvikling af håndboldspillere og selve håndboldsporten, som aktivitet, forening og forretning
· DHF vil være det bedste håndboldforbund i verden, såvel på som uden for banen
Efter vores opfattelse kan disse målsætninger sagtens være eviggyldige – men mere specifikt mener vi, følgende punkter bør tilføjes:
• DHF skal arbejde på at hverve flere spillere, dommere, trænere og ledere til at yde en aktiv indsats i dansk håndbold
• DHF skal arbejde på at udvikle frivilligheden omkring håndboldsporten i Danmark – herunder styrke samarbejde med forældre og partnere på alle niveauer
• DHF skal arbejde på at håndbold på alle niveauer fremstår som en troværdig, tilgængelig og mangfoldig aktivitet fast forankret i den danske kultur
For at styrke dette arbejde er specielt tre begreber essentielle i det kommunikative arbejde:
• Synlighed
• Sammenhæng
• Visuel identitet
Udover tilgang til skrevne og elektroniske medier disponerer Dansk Håndbold Forbund også over en lang række platforme, som vi selv har redaktionelt råderum over, og hvor vi ufiltreret kan aflevere vores budskaber.
I 2011 råder DHF over disse platforme:
Trykte medier:
• Magasinet Håndbold
• Kampprogrammer
• Informations-brochurer
• Publikationer ifb med specielle events – eksempelvis Beach håndbold og Håndboldskoler.
Online medier:
• dhf.dk med diverse undersites såsom web-tv, resultatformidling og kommerciel afdelings site
• specialsites ifb specielle events
• hopskud.dk
• Partner Info
• Håndboldbogen
Herudover kommer foredragsvirksomhed og så naturligvis DHF’s platforme på de sociale medier. Sidstnævnte behandles særskilt.
Synligheden af disse medier er selvsagt underkastet løbende evaluering. Specielt har magasinet Håndbold været genstand for en del debat, og der er nu nedsat et udvalg, der skal se på, om vi via grafiske, redaktionelle og distributive tiltag kan øge oplaget og dermed i forøget omfang få udbredt håndboldens glade budskab til en større skare end hidtil.
Der er planlagt et nyt lay-out og ændringer i den redaktionelle stil, som skal implementeres i magasinets udgave 1/2012 (primo marts), og udvalget vil ligeledes undersøge muligheden for at lancere magasinet online for ad den vej at minimere udgifterne til distribution.
DHF’s kampprogrammer bliver til i et samarbejde mellem DHF’s kommercielle afdeling og Kommunikations- og Presseafdelingen og udover de traditionelle oplysninger om den eller de konkrete kampe, bliver kampprogrammet også brugt som en platform for eksempelvis generalsekretæren til at kommentere aktuelle emner.
I forhold til sammenhæng og synergi mellem DHF’s selvstændige platforme – og dermed i relation til det arbejde i de enkelte afdelinger, der ønskes synliggjort - ligger der et stort uopdyrket område, som Kommunikations- og Presseafdelingen løbende forsøger at afdække og udvikle.
Det samme gør sig gældende i forhold til Dansk Håndbold Forbunds visuelle identitet. Her er i lighed med magasinet Håndbold nedsat en arbejdsgruppe, der skal sikre, at DHF via grafik og pay off til enhver tid fremstår som tydelig afsender på forbundets mange facetterede kommunikative tiltag. Det være sig online som i hard copy og på mails og lignende.
På forsiden af dhf.dk har vi valgt at have en kalender. Det tilstræbes, at denne funktion tjener det formål, at alle interessenter til enhver tid kan orientere sig om, hvilke aktiviteter, der foregår hvornår i DHF’s regi.
Kommunikations- og Presseafdelingen er ansvarlig for publicering af kalenderens indhold, men det er de enkelte afdelinger, der skal levere indholdet i form af oplysninger om, hvilke begivenheder, der ønskes publiceret.
Alle politiske referater skal ligeledes være tilgængelige på dhf.dk, så forbundet sikrer maksimal åbenhed i forhold til medier og andre interesserede.
2. Ekstern kommunikation – DHF på de sociale medier
Baggrund: Siden introduktionen i 2004 er et socialt medie som Facebook vokset eksplosivt – ikke mindst i Danmark, som med 2,7 millioner brugere har den højeste frekvens i verden. Det skønnes, at danskere alene i 2011 står for ca. 30 milliarder sidevisninger på FB om måneden – en tendens, der falder fint i tråd med, at en gennemsnitsdanskers fysiske tid sammen med andre uden for arbejdstid fra 1987 til nu er faldet fra 6 timer i døgnet til 1½.
En anden undersøgelse har vist, at en gennemsnitsbruger anvender 30% af sin net-tid på sociale medier. Til sammenligning bruges 19 % af tiden på nyhedssites.
Alene af den grund er Dansk Håndbold Forbunds tilstedeværelse på Facebook en nødvendighed.
DHF på Facebook:
Etablering:I Kommunikations- og Presseafdelingen har vi valgt at etablere os på to sociale medier, nemlig Facebook og Yourtube (2 milliarder visninger hver dag world wide), men vi udelukker ikke fremtidigt at gå ind i andre sociale medier også.
Sammenhæng og synergi med især dhf.dk er essentiel i denne forbindelse, og vi skal skelne skarpt mellem målgrupperne for den enkelte nyhed/information.
Vi har valgt at skabe en DHF "Facebook-familie" bestående af den overordnede "DHF – Dansk Håndbold Forbund" – som tager sig af alle forbundsanliggender og dansk håndbold generelt.
"Danske Håndbold Stjerner – A" og "Danske Håndbold Stjerner – U" henvender sig til henholdsvis de grupper, der interesserer sig for A og U-landsholdene.
Meget specifikke områder som "Beach", "Håndbold Fitness", "Dansk Håndbold Forbund Uddannelse" har hver deres afdeling på Facebook. Desuden har vi valgt at gøre fangruppen "Fans for Fighters" til et officielt medlem af DHF-familien.
Denne "familie" er kendetegnet ved en klar tagging – i billede såvel som i tekst.
"Hopskud" har også en Facebook side, som det overvejes at gøre til denne aldersgruppes eneste platform på nettet.
Ydre omstændigheder og virkemidler: Udgangspunktet for vores tilgang til arbejdet på de sociale medier er, at hvor en nyhed tidligere havde en lang leveringstid og en lang levetid, har de nye medier befordret, at nyheder har en høj hastighed og en kort levetid.
Det betyder, at vi på de sociale medier og i vores eget online univers skal arbejde med at dele en given nyhed op i flere historier, som lanceres "drypvis". Samtidig med, at vi leverer traditionelle pressemeddelelser til brug for de gamle medier.
En anden afgørende forskel er, at brugere ikke længere bare er brugere. De er medspillere og i visse tilfælde endog indholdsleverandører.
Brugerne på Facebook og andre sociale medier er typisk ikke længere en statisk gruppe med fast "modtage-station". De er populært sagt "on the move", hvilket skal tages i betragtning, når nyhederne sendes ud. Vi tilstræber korte, præcise – gerne i et let, humoristisk sprog.
Et andet væsentligt virkemiddel i bestræbelserne på at gøre en forskel på eksempelvis Facebook er, at udnytte vores tilstedeværelse – især omkring landsholdene. Via en samarbejdspartner på hvert enkelt af vores landshold forsøger vi at involvere spillerne mest muligt som leverandører på indholdssiden, ligesom der produceres web-tv og tages fotos, som ingen andre medier har mulighed for.
I forsøget på at få flest mulige brugere vil vi desuden anvende aktualitets- og værdi-hacking. Det vil sige koble os på ting, der er oppe i tiden eller som har en præcis signalværdi. Tidligere har Dame A eksempelvis optrådt i en julekalender for Mødrehjælpen.
Applikationer: Er et nyt tiltag i DHF regi. Kommunikations- og Presseafdelingen allokerer arbejdskraft til sammen med interne interessenter at afdække, hvor vi med fordel kan anvende apps og hvilke ressourcer, vi bør anvende på at fremstille dem.
3. Ekstern kommunikation – Events
Baggrund: Udover den daglige drift er Dansk Håndbold Forbund i de senere år i stigende grad involveret som arrangør af events på mange niveauer. I samarbejde med det norske håndbold forbund afviklede vi i 2010 EM i kvindehåndbold, DHF var samme år vært for EHF’s kongres, vi har haft 75 års jubilæum – og i fremtiden er der ikke udsigt til at behovet for kommunikation omkring DHF’s events bliver mindre.
Hvad kendetegner et event ?:
For at et event skal være interessant for andre end deltagerne skal følgende elementer iagttages:
· Det skal være unikt
· Det skal have historik
· Rammerne skal være forudsigelige og trygge
· Resultat og forløb skal være uforudsigeligt
· Der skal være stjernedrys
· Det skal byde på niche historier
Hvordan bygger vi op til et event ?:
· På de relevante platforme tager vi afsæt fra allerede eksisterende produktioner ud fra filosofien om, at det er for ressourcetungt at starte forfra hver gang. Selv om der er tale om et nyt unikt produkt, når DHF f.eks. arrangerer EM i herrehåndbold i januar 2014, tager vi kommunikativt, grafisk og programmeringsmæssig afsæt i allerede eksisterende platforme – eksempelvis euro2010.dk.
· En tidslinje til et event : Start: 12 mdr før eventen, der speedes op 6 mdr før, maksimal indsats under selve eventen og herefter nedtakt i en lille måned – med afsæt frem mod nye events.
· Viral kommunikation: Det er væsentligt, at vi såvel ved store events som til mindre arrangementer arbejder tæt sammen med arrangementsudvalget for at finde de rigtige mennesker i lokal- og regionalområdet, der via deres forbindelser eksempelvis på sociale medier kan sørge for den virale eksponering af eventen, der sikrer maksimal interesse og hype omkring begivenheden.
· Samarbejdet mellem kommerciel afdeling og Kommunikations- og Presseafdelingen er ligeledes af afgørende betydning for, om forarbejdet til et event (og en enkeltstående landskamp) lykkes.
4. Ekstern kommunikation – Pressehåndtering, kompetencer og krisehåndtering
Baggrund: Det vil være en tilsnigelse at hævde, at Dansk Håndbold Forbund altid har haft et professionelt og ukompliceret forhold til medierne. En del af forklaringen på de konflikter, ansatte og politikere i DHF selv har været med til at optrappe kan søges i en manglende indsigt i nyttigheden af de oven for nævnte fire "mer-værdier": konsensus, konduite, loyalitet og diskretion. Listen over uhensigtsmæssige sager i pressen gennem tiden er lang, og det må betragtes som uundgåeligt, at DHF ind imellem må finde sig i at få ufordelagtig omtale i medierne. Kunsten er at minimere disse negative omtaler – og det gøres efter Kommunikations- og Presseafdelingens opfattelse bedst ved at have en åben og synlig fordeling af ansvarsområder i forhold til "presse-kompetencer", ved at have en konstruktiv og positiv attitude over for både journalister og eventuelle modparter samt ved at alle i organisationen efterlever såvel værdier som "mer-værdier" i størst muligt omfang.
Daglig pressehåndtering: Chefen for Kommunikations- og Presseafdelingen er ansvarlig for den daglige kontakt til pressen og alle større sager skal rafles af med ham, før man går ud i en større offentlighed med dem. Ethvert forsøg fra mediernes side på at by-passe skal afvises med henvisning til den meget tydelige arbejdsgang, som gerne skulle resultere i, at DHF går så velforberedt og velovervejet ind i en given sag, som det er muligt.
Chefen for Kommunikations- og Presseafdelingen vil efter at være sat ind i et givet sags kompleks kunne vurdere, hvem i DHF’s system, der besidder den nødvendige kompetence og faglige viden til bedst muligt at kunne udtale sig på forbundets vegne.
I administrative anliggende er det - med mindre andet aftales i en specifik sag – generalsekretæren og direktøren, der udtaler sig til pressen.
I sportslige anliggender udtaler forbundets landstrænere sig til medierne og i forhold til rent politiske anliggender, ligger udtale-kompetencen hos formanden for DHF.
Specifik pressehåndtering : I forbindelse med landsholdsudtagelser, landskampe og slutrunder er det chefen for Kommunikations- og Presseafdelingen, der sammen med de respektive landstrænere sørger for afvikling af pressemøder, servicering af pressen før under og efter kampe samt for at de elektroniske medier får mulighed for at lave forproduktioner med spillerne. Det er også chefen for Kommunikations- og Presseafdelingen, der sammen med de respektive landstrænere afstikker linjerne for samarbejdet med pressen under slutrunderne. Dette sker typisk på formøder en til to måneder før slutrunderne.
Akkreditering: I udgangspunktet kan alle med tilknytning til skrevne, elektroniske og internet medier akkreditere sig til Dansk Håndbold Forbunds arrangementer. Dog forbeholder vi os retten til at afvise enkeltpersoner, dersom akkrediteringen af den ene eller anden grund skønnes useriøs. Ved overvældende mange akkrediteringer vil vi også tillade os at sortere de akkrediterede efter en vurdering af de fremmødte mediers størrelse og indflydelse. Under normale omstændigheder vil al akkreditering til turneringer i udlandet ligge uden for DHF’s regi, men er der tale om en lille gruppe journalister, som vil følge et af vores landshold, hjælper Kommunikations- og Presseafdelingen gerne med kontakt til det arrangerende forbund.
Spillernes tilgængelighed for pressen : Dansk Håndbold Forbund kan af indlysende årsager ikke bestemme, hvilke aftaler den enkelte landsholdsspiller og -træner har med forskellige repræsentanter for pressen, men i udgangspunktet skal alle spillere på DHF’s landshold på given foranledning stille sig til disposition for alle relevante medier. Alle henvendelser vedrørende oplysninger om spillernes kontaktdata fra "ikke-håndboldfaglige" medier afvises af Kommunikations- og Presseafdelingen, som dog i en sådan situation tilbyder at agere mellemmand mellem mediet og spilleren.
Krisehåndtering: Hvis en krise kan forudsiges, er det ikke en krise. En krise må defineres som en konflikt, der er spidset til, hurtigere end man oprindelig havde regnet med, og mens man er i den, kan såvel løsninger som konsekvenser synes uopnåelige.
Derfor er det nødvendigt ud fra tidligere erfaringer at have opbygget et beredskab, der kan træde i kraft med kort varsel. Et af de væsentligste parametre i krisestyring er naturligvis hastighed og jo før, man kommer i gang med at styre krisen, des bedre er mulighederne for at få løst konflikten med mindst mulig efterfølgende skade.
En krise har typisk seks stadier, før løsningen findes: 1. Chok, 2. Benægtelse, 3. Sorg, 4. Vrede, 5. Ansvarsplacering og 6. Tilgivelse.
For Dansk Håndbold Forbunds vedkommende drejer det sig i en given krisesituation om første at afdække "worst case scenario" og få prioriteret, hvad det er vi skal sætte hårdest ind på at undgå: Er det i en given sag eksempelvis tab af sponsorer, tab af seere, tab af spillere, lukning af landshold.
Vi skal hurtigt i en lille kreds af relevante personer gennemgå, hvilke konsekvenser, vi frygter mest, og hvad vi kan gøre for at imødegå dem med relevant dokumentation.
Af hensyn til at vores synspunkter fremgår så klart som muligt såvel over for modpart som i offentligheden, skal vi hurtigst muligt centralisere vores kommunikation. Det gælder både selve budskaberne, samt hvem der skal fremsætte dem i medierne.
Det er vigtigt ikke kun at informere udad – vi skal løbende være i kontakt med administrationen, vores politiske bagland og med samarbejdspartnere.
Der skal foregå en løbende afdækning af krisepotentialet – hvor langt er vi kommet? – opjustering af kriseberedskabet – hvem siger hvad og hvornår samt en løbende justering og evaluering af kommunikationsplanen.
Når krisen har fundet sin løsning, er det vigtigt med en opsamling hos samtlige stakeholders: Modpart, medier, ansatte, samarbejdspartnere, politisk organisation og deltagerne i egen krisehåndteringsgruppe.
Ikke mindst af hensyn til fremadrettet indsats med henblik på at undgå gentagelsestilfælde.
5. Intern kommunikation
Baggrund: Værdigrundlaget for den interne kommunikation i Dansk Håndbold Forbund modsvarer naturligt nok de samme værdier, der ligger til grund for forbundets eksterne kommunikation. Alene mødefora og kommunikationskanaler er forskellige.
Vidensdeling: DHF’s ansatte og politikere forpligter sig gennem vidensdeling og faglig dialog at højne den samlede ressource, så der til enhver tid kan træffes kompetente og kvalificerede beslutninger på alle niveauer i organisationen.
Interne kanaler: Det er væsentligt for optimal vidensdeling, at de korrekte kanaler anvendes, når viden skal gives videre. Endvidere er det af afgørende betydning, at relevante modtagere identificeres, så ingen er tvunget til at opsøge en viden, der reelt skulle være tilgået dem naturligt.
Mødekultur: Såvel i politisk som administrativ sammenhæng kan moderne kommunikationsteknologi såsom eksempelvis Skype med fordel anvendes. Både for at spare tid og for at spare penge. Mødekulturen med at mødes fysisk bør dog stadig prioriteres højt. Specielt når møderne har karakter af forhandling. Men møder med beslutningsdagsordener kan med stor fordel afvikles via computer.
Referatkultur: Referater fra såvel afdelingsmøder, møder i politiske udvalg samt i større administrative sammenhænge bør udsendes hurtigt og skal til enhver tid være tilgængelige på DHF’s F-Drev.